Case Soukan Huolto Oy: “Meillä aika tarkalleen 30 vuotta töissä ollut työntekijä totesi, että tämähän on hyvä.”

Tilaaja: Soukan Huolto Oy

Ajankohta: 2013

Toimittajan yhteyshenkilö: Panu Hentunen

Tagit: Projektinhallinta, Tietohallinto, Viestintä, Dokumenttien hallinta, Ketterät menetelmät, Pilvipalvelut / SaaS, Sisällönhallinta, Android, Google, Kiinteistöala, Konsultointi, Ohjelmisto, Google Drive, Google Apps for Work, Google Hangouts, Google script, Google Form

post_image

Soukan Huolto Oy:n tarina alkoi melkein 50 vuotta sitten, kun taloyhtiöt perustivat Espooseen uudelle Soukan asuinalueelle huoltoliikkeen turvatakseen talojen isännöinnin ja kiinteistöhuollon. Paikallisesta ja perinteisestä yhtiöstä on sittemmin kehittynyt moderni, yli viiden miljoonan euron liikevaihtoa tekeväksi palveluyritys.


Uuden it-viestintäjärjestelmän hankkiminen tuli ajankohtaiseksi syksyllä 2013, ja aluksi lähdettiin hakemaan serveripohjaista ratkaisua. Tarkemman perehtymisen jälkeen pilvipalvelut alkoivat kuitenkin tuntua houkuttelevalta vaihtoehdolta, ja aluksi yritykselle kaupattiin Sharepointia ja erillistä palvelinta käyttävää ratkaisua.

“Tiesin heti, että se ei sovi meille”, naurahtaa Panu Hentunen, Soukan Huollon HR- ja kehityspäällikkö. Yritys on perinteinen, ja suurin osa työntekijöistä toimii kentällä. Pitkän linjan huoltomiesten työtä tuskin olisi helpottanut VPN-yhteyksien kanssa värkkääminen.
Sattumalta Perttu Ojansuu Gappsilta soitti Soukan Huoltoon juuri oikeaan aikaan ja pistäytyi käymään.
Yhdessä todettiin, että todella monet ongelmat ratkeaisivat ottamalla käyttöön Google Appsit.

“Toimiston kymmenen ihmisen välillä tieto kulki jo aikaisemmin helposti. Sitten kentällä on ne 60 muuta ihmistä, joiden kanssa ja joiden välillä tiedonkulku on aivan yhtä tärkeää”, Hentunen toteaa.

Uuden järjestelmän käyttöönotto päätettiin tehdä kunnolla. Kentällä toimiville hankittiin vedenkestävät Android-tabletit ja -puhelimet, jotta Appseja voisi oikeasti hyödyntää työssä.
Mukaan otettiin Google-asiantuntijatalo Gapps, jotta työntekijät saisivat myös koulutuksen uusiin järjestelmiin. Hentusen mielestä paras palaute oli se, että myös teknologian kanssa vähemmän painineet työntekijät ottivat uuden järjestelmän hyvin vastaan.

“Meillä aika tarkalleen 30 vuotta töissä ollut työntekijä totesi, että tämähän on hyvä.”
Hentusen oma kiinnostus on myös ollut keskeinen syy siihen, että työkaluista on saatu suurin mahdollinen hyöty irti. Pienellä opettelulla Google Scriptin avulla on mahdollista rakentaa työtä nopeuttavia ratkaisuja Google-ekosysteemin päälle.

“Satojen huoltokohteiden kanssa muistinvaraisia asioita on paljon. Scriptiä käyttämällä monia niistä on voitu automatisoida. Kun käyttäjä täyttää yhden Google Formin, tieto päivittyy automaattisesti kolmeen paikkaan – intranettiin , kopiona asiakkaalle ja vaikka kohteesta vastaavalle huoltomiehelle. Se on mahtavaa”, Hentunen tiivistää.

Drivesta on muodostunut Soukan Huollolle tärkein työkalu, mutta Appsien käyttöönotto on tuonut mukanaan myös yllättäviä elementtejä. Pikaviestipalvelu Hangouts on lisännyt työpaikan yhteisöllisyyttä, kun eri paikoissa työskentelevät työntekijät voivat viestiä keskenään helposti myös vapaa-ajalla.

“Moni meistä on ahkera kalastaja, ja Hangoutin kautta on tullut lähetettyä useampi kuin yksi kuva hyvästä saaliista”, Hentunen nauraa.

Suosittelija:

“Meillä aika tarkalleen 30 vuotta töissä ollut työntekijä totesi, että tämähän on hyvä.” Panu Hentunen, HR- ja kehityspäällikkö, Soukan Huolto

Panu Hentunen

Pinterest

Muita julkaisuja Gapps Oy:lta