Case Rainmaker: "Kustannussäästöt ovat valtavat, jos otetaan huomioon, miten paljon sivuprosesseja on jäänyt pois."

Tilaaja: Rainmaker

Toimittajan yhteyshenkilö: Mika Aittamäki

Tagit: Tietohallinto, Viestintä, Dokumenttien hallinta, Pilvipalvelut / SaaS, Sisällönhallinta, Google, Asiantuntijapalvelut, Ohjelmisto, sähköposti, Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Form

post_image

Kun yrityksen tehtävä on tarjota asiakkaalleen Enemmän Parempaa Myyntiä – asiakkaille, joihin lukeutuvat mm. LähiTapiola, Fortum ja TeliaSonera – ei kunnianhimoa puutu. Tätä tekee Rainmaker, jonka 17 miljoonan euron liikevaihto pitää sisällään monia kilometrejä tien päällä. Rainmakerin konttorilla työskentelee 25 ihmistä, kun taas kaikkiaan 700 myyjää työskentelee erilaisissa projekteissa yli 60 paikkakunnalla. Kun siis koitti aika etsiä uutta it-viestintäjärjestelmää, tarjolla oli melkoinen haaste.


Rainmaker etsi järjestelmää, jonka avulla pystyisi pitämään kaikki sidosryhmät ja tiimiläiset ajan tasalla. Esimerkiksi tarjoukset täytyy pystyä rakentamaan nopeasti uudestaan neuvotteluiden jälkeen.

“Kyllä sitä tuli pohdittua, että eikö tässä valtakunnassa ole mahdollista saada toimivaa sähköposti- ja kalenterijärjestelmää”, toimitusjohtaja Mika Aittamäki naurahtaa.

Muutos ei jäänyt vain sähköpostijärjestelmään
Gapps astui kuvioon syksyllä 2012. Alkoi valjeta, että toki toimivia sähköposti- ja kalenterijärjestelmiä on. Parhaaksi ratkaisuksi osoittautui Google Apps.

Kun kuviota alettiin tarkastella, keskeiset kriteerit – toimiva sähköposti ja varmasti synkronoituva kalenterijärjestelmä – täyttyivät helposti. Google Apps kuitenkin tarjosi lisää ratkaisuja yllättävistä suunnista. Esimerkiksi videoneuvottelulaitteet eivät ole mikään vaihtoehto jatkuvassa liikkeessä olevalle organisaatiolle, mutta Google Hangouts ratkaisi tämän ongelman. Asiakastyytyväisyyskyselyt olisivat Google Formsin avulla helppoja ja nopeita rakentaa.

Myös ongelmatilanteet koettiin vähemmän todennäköisinä ja stressaavina. “Googlen prosessit ongelmatilanteissa ovat tasan varmasti tehokkaammat kuin sen IT-tukityypin, joka saavuttuaan paikalle osasi aina kertoa että ‘sähköpostilaatikkosi on hajalla ja se pitäisi korjata’”, Mika Aittamäki toteaa. Gmailin toimintavarmuus onkin 99,9 %.

Rainmaker on vahvasti operatiivinen yritys, jolla ei ole erityistä it-osastoa. Siitä huolimatta siirtyminen Google Appseihin Gappsin avulla oli mahdollista.

Drive mahdollisti prosessien uudistamisen

Siirtyminen Google Appseihin aiheutti myös organisaation sisäisten prosessien uudistamisen. Yritys eli vielä vanhassa maailmassa, jossa tieto kulki pitkälti sähköpostin liitetiedostoina ja jossa raportteja kirjoitettiin ja luettiin tietämättä, mikä osa tiedosta oli olennaista.

“Kustannussäästöt ovat valtavat, jos otetaan huomioon, miten paljon sivuprosesseja me ennen pidettiin toiminnassa vanhan järjestelmän takia”, Mika Aittamäki tiivistää.
Google Driven hyödyntämisen myötä informaatio kulkee rajattomasti ilman erityisiä auktorisointeja tai rajoitteita. Raportteja ei tarvitse enää kirjoittaa sähköpostilaatikoita tukkimaan, koska kaikilla on pääsy tarvitsemaansa tietoon yhteisen pilvipalvelun kautta. Tiedon pullonkaulat ovat poistuneet ja työn tehokkuus on lisääntynyt – tietoa ei tuoteta kahteen kertaan eikä sitä filtteröidä etukäteen sillä perusteella, mitä yksittäiset raporttien kirjoittajat pitävät olennaisena.

Ja kun IT-osasto toimii, aikaa ja resursseja vapautuu paljon työn kehittämiseen. Aittamäen mukaan “nyt ollaan lähempänä ydintekemistä kuin koskaan“.

Mikan kaksi vinkkiä – huomioi nämä Google Appseihin siirtymää harkitessasi
Avoimuuden periaatteen ymmärtäminen on tärkeää. Monille organisaatioille tiedon entistä suurempi avoimuus on uusi asia, ja se vaatii valmistautumista ja kulttuurinmuutosta. Informaation hallintaa on hyvä pohtia etukäteen.

Käytön oppiminen ei ole vaikeaa. IT-viestintäjärjestelmän vaihdossa on usein kysymys enemmän luopumisesta ja uuden vastaanottamisesta kuin teknisestä haasteesta. Jos osaa käyttää Office-pakettia, osaa käyttää Google Appseja.

Pinterest

Muita julkaisuja Gapps Oy:lta