Case: Outokumpu - vahvan projekti- ja muutosjohtamisen avulla säästöjä

Tilaaja: Outokumpu

Ajankohta: 2012 -

Tagit: Projektinhallinta, projektipäällikkö, muutosjohtaminen

post_image

Outokumpu Global Print Service -projekti alkoi 2012. Cerionin projektipäällikkö liittyi Outokummun valitsemana tiimiin maaliskuussa 2014, kun yrityksen tulostinkumppanin Kyoceran toimittamien laitteiden asennukset olivat alkamassa. Valmiiseen pöytään hän ei istunut, sillä useampikin asia oli vielä selvitettävänä. Kartoitusta vaati esimerkiksi, millaisia vanhoja laitteita oli missäkin ja mitä tukisopimuksia niihin oli olemassa.

Säästövaatimukset ja ulkoistamiset vaativat taitoa muutosprojektin vetäjältä

Projektin toteutukselle toi vankan selkärangan Outokummun säästöohjelma, jonka mukaisesti projektin piti saavuttaa 20 % säästöt aiempiin kustannuksiin verrattuna. Lisäksi yrityksellä oli menossa laajat ulkoistukset, jotka koskivat myös IT-tukea. Globaalina projektina oli odotettavissa myös toimintatapojen ja -kulttuurin muutokseen liittyviä haasteita. Ulkopuolisen projektipäällikön mukaan ottamiselle Print Service -projektiin oli niin tarve kuin perusteet.

Projektiin valitulla ammattiprojektipäälliköllä oli aiempaa kokemusta kansainvälisen "roll-outin" vetämisestä vastaavantyyppisessä organisaatiossa. Siksi myös tässä projektissa hän oli varautunut erityisesti toimintakulttuurin muutokseen liittyvään vastarintaan. Heikkojen signaalien ja tunnelmien luotaaminen sekä ahkera kommunikointi eri osapuolien kanssa varmistivat kuitenkin sen, että kaikki sujui hyvin. Merkittävimmän haasteen projektissa toivatkin tekniset seikat. Outokummulla oli useampia toimipaikkoja, lähinnä terästehtaita, jotka on rakennettu yli 30 vuotta sitten, ja joissa oli huomattava määrä vanhempia teknisiä ratkaisuja. Näiden ratkaisujen kanssa työskenteleminen sekä yhtäaikaiset ulkoistukset olivat haastava yhtälö. Cerionin projektipäällikön piti pystyä toimimaan projektissa tältä osin myös teknisenä arkkitehtina ja ymmärtää, miten taustalle luotu infrastruktuuri ja järjestelmät toimivat, kuinka niitä pitää muuttaa ja miten ne saadaan tekemään sitä mitä halutaan.

Nälkä kasvaa syödessä

Kokonaisuutena Outokummun projekti oli iso, mutta ketterä. Tavoitteet oli asetettu, mutta niitä muokattiin tilanteiden mukaan ja tuki johdolta oli vahva. Alunperin projekti suunniteltiin koskemaan 8 toimipaikkaa, mutta valmiiksi tehtiin 40. Tämä kuvaa hyvin projektin lähestymistapaa: jos menee hyvin, niin jatketaan tuloksekasta tekemistä.

Myös Outokummun säästötavoitteiden osalta projekti eteni suunnitelmien mukaan. Vanhoista 2600 tulostimesta siirryttiin 1300 uuteen. Jatkossa niitä myös vaihdetaan säännöllisesti viimeistään viiden vuoden välein. Laitekannan läpinäkyvyys ja keskitetty monitorointi ovat näin varmistettu ja projektin tavoitteet tältäkin osin saatu maaliin.

Pinterest

Muita julkaisuja Cerion Solutions Oy:lta