Case Osuuskauppa Arina - Tietohallinnon toiminnan tehostaminen

Tilaaja: Osuuskauppa Arina

Ajankohta: 2013

Toimittajan yhteyshenkilö: Satu Kontio | +358 40 531 3837 | satu.kontio@sysart.fi

Tagit: Asiakaspalvelu, Laatu, turvallisuus ja ympäristö, Projektinhallinta, Toiminnanohjaus ERP, Integraatiot, Ketterät menetelmät, Käyttöliittymäsuunnittelu, Ohjelmistokehitys, Pilvipalvelut / SaaS, Kauppa, Konsultointi, Ohjelmisto, palautteenhallinta, Helpdesk

post_image

Keväällä 2013 tietohallinnon työntekijät havahtuivat siihen, että kasvavassa organisaatiossa myös tukipyyntöjen määrä kasvoi, eikä Outlook enää tarjonnut tarpeeksi välineitä tehtävien hallintaan. Outlookin kautta ei nähnyt helposti avoinna olevien tehtävien määrää ja tukipyyntöjen käsittely siirtyi helposti henkilökohtaisen sähköpostin puolelle. Näin tieto tehtävien tilasta ja ratkaisutavasta ei ollut enää kaikkien saatavilla.

Tavoitteena oli siis ensisijaisesti löytää hyvä ja helposti muokattava työkalu tietohallinnon palvelupyyntöjen, tehtävien ja laite- sekä sovellustilausten hallintaan. Lisäksi toiveena oli löytää järjestelmä, jossa on muokattava konfiguraatiotietokanta (CMDB), ja johon viedyt sovellukset ja laitteet ovat liitettävissä tehtäviin.

”Halusimme myös tarkemmin tietoa siitä, mihin tietohallinnon resurssit ja työtunnit kohdistuvat, jotta pystymme kehittämään tietohallinnon toimintaa ja voimme seurata, että tekeminen kohdistuu oikeisiin asioihin. Raporteista saimme mittareita tietohallinnon tuloskorttiin ja yrityksen johdolle puolestaan faktatietoja toiminnan tehokkuudesta ja palveluista” tietohallintopäällikkö Kari Seinijoki valottaa käyttöönoton tavoitteita ja hyötyjä.

"Requesten valintaan vaikutti sen skaalautuvuus yrityksen sisäisten palveluiden käyttöön. Lisäksi Requestessa on hyvät ja helpot valmiit modulit omien raporttien ja web-lomakkeiden luontiin. Requeste tarjosi myös parhaat mahdollisuudet luoda monimutkaisiakin tapaushierarkioita alitehtävineen. Requesten monipuolinen sovellus- ja laitetietokanta vaikutti myös valintaan."

Järjestelmän asennus ja käyttöönottoprojekti vedettiin läpi muutamassa viikossa alkukesästä 2013. Käyttöönottoprojekti lähti liikkeelle tehtävien hallinnasta. ”Tietohallinnon toiminnasta on käyttöönoton myötä tullut organisoituneempaa. Lähetetyt työpyynnöt eivät enää ’unohdu’ tai ’huku’ henkilökohtaisiin sähköposteihin. Työpyynnöt tallentuvat Requesten tietokantaan, jolloin ratkaisutietokantakin muodostuu itsestään tietohallinnon käyttöön ja työpyyntöjen ratkaisut nopeutuvat” Kari kertoo.

Käyttöönoton yhteydessä yrityksen omat toimintaprosessit määriteltiin suoraan Requesteen. Lisäksi otettiin käyttöön asiakaspalvelulomakkeet, joiden avulla Arinan työntekijät voivat tilata palveluita tietohallinnolta. Lomakkeen tiedot tallentuvat automaattisesti tietohallinnon tehtäviksi. "Järjestelmä on nopeuttanut Osuuskauppa Arinan työntekijöiden ja tietohallinnon välistä asiointia: nyt on yksi helppokäyttöinen kanava, jonka kautta tietohallinnon kanssa kommunikoidaan. Lähetetyistä työpyynnöistä saa selkeät kuittaukset työpyyntöjen vastaanotosta ja ratkaisusta. Samojen ongelmien toistuessa ratkaisut lisätään myös julkiseen FAQ:iin toimipaikkojen ja työntekijöiden saataville" Kari toteaa.

"Kokonaisuutena olemme erittäin tyytyväisiä sekä järjestelmään että sen käyttöönottoon: asennus ja käyttöönotto sujuivat nopeasti ja helposti, koulutus oli asiantuntevaa ja asiakasta kuuntelevaa, myyjien ja asiantuntijoiden tavoitettavuus on ollut kiitettävää ja apu harvoihin ongelmatilanteisiin on saatu ripeästi” toteaa Kari Seinijoki tyytyväisenä.

Osuuskauppa Arina


Osuuskauppa Arina on Pohjois-Suomen laajimmin omistettu yritys, omistajina lähes 150 000 kotitaloutta. Arinan yli 2500 työntekijää tarjoavat market- ja erikoisliikekaupan, liikennemyymälä- ja polttoainekaupan sekä matkailu- ja ravitsemuskaupan palveluja yli 160 toimipaikassa Pohjois-Suomessa. Osuuskaupassa omistetaan ja jaetaan hyödyt yhdessä. Arinan omistajat saivat vuonna 2012 keskimäärin 431 euron hyödyt taloutta kohden.

Suosittelija:

Kari Seinijoki

Pinterest

Muita julkaisuja Sysart Oy:lta