Case Liikennevirasto: turvallinen ja nopea hakuratkaisu

Tagit: Asiakkuudenhallinta CRM, BI ja raportointi, Toiminnanohjaus ERP, Integraatiot, It-infrapalvelut, Google, Julkishallinto, Toteutustyö, IoT, hakutyökalu

post_image

Liikennevirastolla on miljoonia dokumentteja verkkolevyillä ja intranetissa. Tarvittavien tietojen löytäminen alkoi muodostua haasteelliseksi, ja hidasti työntekijöiden päivittäistä työtä. Helpotimme tiedon löytymistä nykyaikaisella hakuratkaisulla. Nyt oikeat tiedot ovat helposti saatavilla ja työaikaa säästyy.


Kansioviidakosta hidasta ja raskasta löytää tarvittava tieto

Liikennevirastolla on valtavasti vuosien varrella kertynyttä materiaalia verkkolevyillä ja intranetissa. Dokumentteja on miljoonia, ja ne ovat esimerkiksi vuoden mukaan järjestyksessä, osa käyttöoikeuksilla suojattua. Tarvittavien tietojen löytäminen kansioviidakosta alkoi muodostua haasteelliseksi, varsinkin uusille työntekijöille. Tiedostojen selaaminen oli hidasta ja raskasta, ja tietojen hakeminen monesta eri paikasta hidasti työntekijöiden päivittäistä työtä. Tiedon löytymistä päätettiin helpottaa nykyaikaisella hakuratkaisulla.

”Dokumentteja on miljoonia, ja ne ovat esimerkiksi vuoden mukaan järjestyksessä, osa käyttöoikeuksilla suojattua.”

Googlen hakuratkaisulla nopeasti liikkeelle

Liikenneviraston kilpailutuksessa keväällä 2014 hakuratkaisun toteuttajaksi valittiin Solita ja hakuteknologiaksi Google Search Appliance. Haulta edellytettiin ennen kaikkea helppoa ylläpidettävyyttä ja laadukasta hakutulosta. Hanke aloitettiin Proof of Concept -projektilla, jossa varmistettiin ratkaisun kyvykkyys ja sopivuus Liikenneviraston tarpeisiin. POC-vaiheen jälkeen edettiin nopeasti varsinaiseen toteutukseen ja haun käyttöönottoon.

Yksi haku kattaa kaikki järjestelmät

Ratkaisu hakee tietoturvallisesti dokumentteja useista järjestelmistä, ensimmäisessä vaiheessa Liikenneviraston julkisilta verkkosivuilta, intranetista sekä verkkolevyltä. Yksi haku kattaa kaikki järjestelmät, ja nostaa parhaan hakutuloksen ensimmäiseksi. Dokumentteja voi avata suoraan selaimeen esikatseluun. Kullekin työntekijälle näkyvät vain ne tiedostot, mihin hänellä on käyttöoikeus.

Suurimmat hyödyt työajan säästönä

Uusi hakuratkaisu helpottaa Liikenneviraston työntekijöiden työtä ja auttaa heitä löytämään nopeammin ja helpommin tarvitsemansa tiedot. Haku saatiin nopeasti ja sujuvasti käyttöön.

”Kun oikeat tiedot ovat helposti saatavilla, työn laatu paranee ja virheiden määrä vähenee. Suurimmat hyödyt tulevat työajan säästönä. Työntekijät eivät joudu hukkamaan aikaa tietojen etsimiseen eri paikoista vaan voivat keskittyä varsinaisen työnsä tekemiseen. Muutamankin minuutin ajansäästö päivässä tarkoittaa vuositasolla ja satojen työntekijöiden organisaatiossa merkittävää toiminnan tehostumista”, sanoo Tomi Lehtola Liikennevirastosta.

Turvallinen ja nopea

”Haku on käytännössä osoittautunut turvalliseksi ja nopeaksi. Käyttöönoton yhteydessä jopa huomasimme, että haku toi esiin joitakin dokumentteja, joiden ei pitäisi näkyä kuin tietyille käyttäjille eli niiden käyttöoikeudet eivät olleet kunnossa. Pääsimme korjaamaan ne ja parantamaan siten myös tietoturvakäytäntöjämme”, Lehtola jatkaa.

Liikenneviraston tavoitteena on laajentaa samaa hakuratkaisua ulottumaan tulevaisuudessa vaiheittain muihinkin järjestelmiin.

Tulokset
  • Tehokas, turvallinen ja nopea hakuratkaisu tarvittavien tietojen löytämiseen
  • Yksi haku kattaa kaikki järjestelmät
  • Helpottaa ja tehostaa Liikenneviraston työntekijöiden päivittäistä työtä
  • Oikeat tiedot nopeasti saataville
  • Työn laatu paranee
  • Virheiden määrä vähenee
  • Aikaa säästyy tiedon etsimisestä varsinaiseen työhön
  • Jokaiselle käyttäjälle näkyvät vain hänen käyttöoikeuksiensa mukaiset tiedot

Teknologiat: 

• Google Search Appliance

Solitan rooli:
  • Toteutus
  • Jatkuvat palvelut

Suosittelija:

Haku on käytännössä osoittautunut turvalliseksi ja nopeaksi. Työntekijät eivät joudu hukkamaan aikaa tietojen etsimiseen eri paikoista vaan voivat keskittyä varsinaisen työnsä tekemiseen. Muutamankin minuutin ajansäästö päivässä tarkoittaa vuositasolla ja satojen työntekijöiden organisaatiossa merkittävää toiminnan tehostumista.

Tomi Lehtola

Pinterest

Muita julkaisuja Solita Oy:lta