Case Kuopion Energia

Tilaaja: Kuopion Energia

Ajankohta: 2014

Toimittajan yhteyshenkilö: Juha Heiskanen, Director, Enfo Zender, puh. 0504446684, juha.heiskanen@enfo.fi

Tagit: Taloushallinto, Auditointi, Raaka-aineet ja energia

post_image

”Taloushallinnon prosesseja virtaviivaistamalla löydämme säästöpotentiaalia”

Enfo toteutti Kuopion Energialle taloushallinnon ZmartScan-kartoituksen ennen lähestyvää järjestelmävaihdosta. ”Talousprosessien nykytilan objektiivisen analyysin avulla halusimme tunnistaa sekä lyhyen että pitkän aikavälin säästöpotentiaalin”, talousjohtaja Eliisa Säntti kertoo.

Tavoitteina automaatioasteen nostaminen ja säästöjen löytäminen


Kuopion Energia asetti tavoitteeksi kartoitukselle tehostaa taloushallinnon toimintaa kokonaisuutena ja löytää otollisimmat kehityskohteet prosesseista. Tarpeiden taustalla olivat uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto tulevaisuudessa sekä toiminnan tehostaminen prosessien kriittisen tarkastelun avulla.

”Prosessikuvat osoittivat hyvin, missä kohtaa meillä on manuaalista työtä. Työajan käytön analyysistä näimme manuaalisen ja automaatiotyön suhteen – mikä on nykytila ja tavoitetila. Automaatiota on lisätty asteittain, mutta kartoitus konkretisoi, mitä on vielä tehtävissä ja missä järjestyksessä”, Säntti pohtii.

Hänen mielestään kartoituksen parasta antia olivat ajantasainen ja objektiivinen kokonaiskuva prosesseista, konkreettiset parannusehdotukset toimintatapoihin ja tarkat kustannukset eri toiminnoille. ”Enfon raportissa oli erittäin havainnollinen ja konkreettinen tapa kuvata eri toimintojen ja prosessien nykytilaa ja säästöpotentiaalia. Toimintamallisuositukset hintalappujen kera olivat silmiä avaava yhdistelmä.”

Monimutkaisen organisaationmallin ymmärrys oli avain osuviin suosituksiin

Kuopion Energian organisaatiomallina on osakeyhtiön ja liikelaitoksen yhdistelmä ja omistajana toimii Kuopion kaupunki. ”Tämä kuvio vaatii meiltä paljon pakollista raportointia, mikä on iso osa taloushallinnon toimintaa. Monitahoisen organisaatimallimme ja sen tuomien velvoitteiden ymmärtäminen oli kartoitusprojektin onnistumisen edellytys”, Säntti kuvaa.

Projektin aikana Enfo keräsi aktiivisesti tietoa ja kävi keskusteluja laajasti Kuopion Energian taloushallinnon ja asiakaspalvelun henkilöiden kanssa. ”Oli erittäin hyvä, että oli haastatteluja ja paljon viestintää Enfon taholta. Paitsi, että Enfon asiantuntijat pääsivät hyvin perille taloushallintomme perusprosesseista, he ymmärsivät nopeasti myös vaativan organisaatiomallimme. Tässä varmasti heidän pitkä kokemuksensa taloushallinnosta ja energiatoimialalta auttoi.”

Kehitystyö käyntiin ”nopeilla voitoilla”

Kartoituksen suosituksissa oli useita kohtia, joista Kuopion Energia pääsee heti tehostamaan taloushallinnon toimintaa. ”Esimerkiksi ostoreskontrasta löytyi manuaalista työtä, joka voidaan suoraan karsia pois ja tehostaa ostolaskuprosessia. Lisäksi Enfo toteutti meille Tieken sähköisen laskutuksen tietokannan ja toimittajalistamme ristiinajon. Näin saimme siirrettyä monia toimittajiamme sähköiseen laskutukseen.”

Säntti uskoo, että Enfon prosessianalyysistä löydetään vielä useita nopeita toimenpiteitä lisää. ”Kehitystyötä pitää tehdä koko ajan ja saamamme raportti on hyvä apuväline siihen. Järjestelmien uusimisten myötä tulee myös prosessinkehittämistarpeita. Tämän vuoden aikana keskitymme nopeasti toteutettaviin suosituksiin. Isommat kehitysasiat pysyvät kyllä mukana, mutta niiden toteutus kestää pidempään.”

Pinterest

Muita julkaisuja Enfo Oyj:lta