Case Jyty: Mitä intraprojektissa tapahtuu käyttöönoton jälkeen?

Tilaaja: Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto Jyty

Ajankohta: 2013 - 2016

Toimittajan yhteyshenkilö: Riikka Gassen

Tagit: Viestintä, Pilvipalvelut / SaaS, Sisällönhallinta, Microsoft, Järjestöt ja yhdistykset, Konsultointi, Koulutus, Toteutustyö, Microsoft Office 365, O365

post_image


Asiakkaamme 60 hengen Jytyliitto siirtyi pilveen ensimmäisten suomalaisten organisaatioiden joukossa syksyllä 2013. Kokonaisuus sisälsi viestinnällisen intran ja työtilat ja niillä haettiin ensivaiheessa puhtaita kustannushyötyjä edullisemman ylläpidon muodossa. Uuden intran valmistuttua suunta muuttui kuitenkin nopeasti, kun uusien työkalujen mahdollisuudet Jytyn toiminnan tukena alkoivat selkeytyä. Kyse ei ollutkaan ainoastaan uudesta intran etusivusta ja dokumenteista työtiloissa, vaan uusista tavoista hakea tietoa, keskustella sekä seurata yhteisten asioiden etenemistä. Tästä alkoi jo pari vuotta kestänyt edelleen jatkuva Office 365 -palvelun käytön tukityö, jonka tarkoituksena on helpottaa jytyläisten keskinäistä tiedonkulkua ja yhteistä tiedon työstämistä.

Mitä intraprojektissa tapahtuu käyttöönoton jälkeen

Osaamisen kehittämistä nopeilla tietoiskuilla

Jytyn intran, ”Jeesin”, käyttöönoton tuki sisälsi paljon projektiryhmän yhteistä suunnittelua, luentotyyppisiä koulutuksia sekä uusien työkalujen suunnittelutapaamisia Jytyn eri osastojen kanssa. Tapaamisissa keskusteltiin paljon osastojen nykyisistä yhteistyön ongelmista ja etsittiin uusia tapoja hakea tietoa, työstää dokumentteja ja muistiinpanoja sekä pitää yhteyttä eri osastojen kesken.

Erilaisista tukitoimenpiteistä ja tapaamisista huolimatta osa käyttäjistä koki edelleen, etteivät he hallinneet uusia työkaluja tarpeeksi hyvin. Samalla perinteiset koulutukset tuntuivat kuitenkin raskaalta ja aikaa vievältä tavalta kehittää osaamista. Tämän vuoksi Jytyn henkilökunnalle päädyttiin järjestämään perinteisten koulutusten sijaan lyhyitä puolen tunnin tietoiskuja selkeästi rajatuista aiheista, kuten tiedon hakemisesta ja metatietojen hyödyntämisestä haun tukena. Tietoiskut järjestettiin Skypellä, jolloin jokainen saattoi osallistua, vaikka omalta työpisteeltään. Tietoiskut myös nauhoitettiin, jotta ne saatiin koko organisaation käyttöön tilaisuuden jälkeen. 

Dokumentit todella siirrettiin Office 365 -palveluun

Jeesin tarkoituksena oli kehittää Jytyn dokumentinhallintaa kaikille käyttäjille yhteisessä dokumenttikeskuksessa ja viiden eri osaston omissa työtiloissa. Siirto päädyttiin toteuttamaan siten, että käyttäjät siirsivät itse aktiivikäytössä olevat dokumentit verkkolevyjen kansiomaailmasta uuteen ympäristöön.

Dokumenttien siirto käsin on kenelle tahansa käyttäjälle työläs projekti. Usein on vaarana, että osa käyttäjistä siirtyy uuteen ympäristöön ja osa käyttää edelleen vanhoja tallennussijainteja. Näin tieto hajautuu moneen eri paikkaan ja uusien työkalujen todellinen hyöty jää kyseenalaiseksi. Verkkolevyjen asettamista lukutilaan on väläytelty monissa organisaatioissa, mutta Jytyliitto on niitä harvoja organisaatioita, joka on päässyt toteutuksessaan niin pitkälle. Onnistumisen edellytyksenä on ollut kokonaisuuden napakka edistäminen Jytystä käsin, kaikille viestityt deadlinet ja siirtotyöhön annettu riittävä tuki.  

Uusien työkalujen hyödyt ja käytön lisääminen

Puolitoista vuotta uuden Jeesin julkaisun jälkeen uusien työkalujen avulla saatiin asioita raiteilleen. Jeesi muutti oikeasti toimintatapoja ja nyt keskustellaan eri osastojen kanssa toimintaprosesseista.

Uusien tietojärjestelmien käyttöönottojen kanssa painivien organisaatioiden ei kannata lyödä hanskoja tiskiin liian aikaisin, sillä palkinto tulee myöhemmin. Ne edut, joita projektilla on haettu, konkretisoituvat vasta jälkikäteen.

Suosittelija:

Puolitoista vuotta uuden Jeesin julkaisun jälkeen uusien työkalujen avulla saatiin asioita raiteilleen. Jeesi muutti oikeasti toimintatapoja ja nyt keskustellaan eri osastojen kanssa toimintaprosesseista. Uusien tietojärjestelmien käyttöönottojen kanssa painivien organisaatioiden ei kannata lyödä hanskoja tiskiin liian aikaisin, sillä palkinto tulee myöhemmin. Ne edut, joita projektilla on haettu, konkretisoituvat vasta jälkikäteen.

Kirsti Rautavuori

Pinterest

Muita julkaisuja Innofactor Oyj:lta