Case ISYY: “Ensimmäinen iso IT-palvelukokonaisuus, jonka hankimme, oli Google Apps. Palvelua on voinut lämpimästi suositella.”

Tilaaja: Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta

Toimittajan yhteyshenkilö: Janne Mertanen.

Tagit: Tietohallinto, Viestintä, Dokumenttien hallinta, Pilvipalvelut / SaaS, Google, Järjestöt ja yhdistykset, Konsultointi, Ohjelmisto

post_image

Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY) toimii kaikilla kolmella Itä-Suomen yliopiston kampuksella – Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Kun toimipisteiden välillä on etäisyyttä lähes 150 kilometriä, opiskelijatoiminta kohtaa erityisiä haasteita myös viestinnän puolella.


“Ylioppilaskunnassamme leikiteltiin pitkään ajatuksella yhteensopivista IT-viestintätyökaluista”, kertoo ISYY:n pääsihteeri Janne Mertanen. Kartoitustyötä eri vaihtoehdoista alettiinkin hiljalleen tehdä, sillä tiedon siirtäminen webmailin, Facebook-ryhmien ja erilaisten verkkotyökalujen välillä vaati runsaasti copy-paste -toiminnon käyttöä ja kaikki tieto ei ollut kätevästi jokaisen sitä tarvitsevan saatavilla.

“Kolmen kampuksen takia käytössämme olivat videoneuvottelulaitteet ja -tilat, joiden varaamiseen ja tapaamisten esivalmisteluihin kului viikkotasolla paljon aikaa”, Mertanen kertaa. Webmailin käyttöliittymä ei sopinut pitkien viestikeskusteluiden käymiseen, ja yhteisten dokumenttien valmistelu oli raskasta sähköpostilla edes takaisin lähettämistä.
Uudelta järjestelmältä odotettiin paitsi näppärää sähköpostia ja helposti jaettavaa kalenteria, myös dokumenttien yhteiskäytön helpottumista, mahdollisesti videoneuvotteluominaisuuksia ja säilytystilaa pilvipalvelimilta.

Google Apps tarjosi ISYY:lle paitsi monelle yksityiskäytöstä tutun käyttäjäkokemuksen, myös luotettavuutta, varmuutta ja helppokäyttöisyyttä. Ensimmäisen ison IT-palvelukokonaisuuden hankkiminen kävi Googlen lisenssimaksujärjestelmän myötä edullisesti. Palveluntarjoaja Gapps löytyi kätevästi sattumalta Kauppakamarin uutiskirjeestä.

“Päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”
Kun Google Apps oli valittu, Gappsin ottaminen avuksi siirtymiseen oli ISYY:lle itsestään selvää. Gapps hoiti teknisen siirtymän, tiedonsiirron ja koulutukset niin käyttäjille kuin ylläpitäjille. “Otimme aika laajan paketin, koska päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”, Mertanen hymähtää.

Gappsin avulla siirtymä uuteen järjestelmään sujui hyvin. Monet kuopat vältettiin Gappsin useita järjestelmiä nähneen teknisen tiimin ansiosta, ja ilmenneet ongelmat ratkaistiin nopeasti. Koulutusten avulla koko ylioppilaskunnan tiimi oppi alusta lähtien, miten uudesta järjestelmästä saa kaiken hyödyn irti.

Joustavaa työskentelyä paikasta riippumatta
Kolmen kaupungin ISYY on ottanut uudet viestintätyökalunsa Google+:sta pikaviesteihin laajasti käyttöön. Jokapäiväisessä arjessa etenkin Google Hangout ja dokumenttien yhteistyöstö Drivessa ovat olleet erinomainen yhdistelmä – edustajistolle tai hallitukselle asioiden valmistelu isommallakin porukalla on helppoa ja kaikilla on käsillä sama tieto. Tämä on erinomaista organisaatiolle, jolla on demokraattisesti valittuja toimielimiä.

Mertanen ei ole katunut pilvipalveluiden käyttöönottoa, päinvastoin. “Palvelua on voinut lämpimästi suositella omille pääsihteerikollegoille. Olemme olleet tyytyväisiä”, hän tiivistää. ISYY:n suunnitelmissa on myös syvempi Google Apps -integraatio – seuraava askel on näillä näkymin intranetit mahdollistavan Sivustojen käyttöön ottaminen.

Pinterest

Muita julkaisuja Gapps Oy:lta