Case Idean: "Vaihtoehtoina oli oikeastaan joko laittaa lisää rautaa kellariin tai hankkia luotettavat pilvipalvelut."

Tilaaja: Idean

Toimittajan yhteyshenkilö: Tom Wigren

Tagit: Tietohallinto, Viestintä, Käyttöliittymäsuunnittelu, Google, Asiantuntijapalvelut, Konsultointi, Ohjelmisto, Etätyö, tietoturvallisuus, pilvipalvelu, Pilvi, Konesali, Google Drive, sähköposti, Tiedostojen hallinta, tiedostojen jakaminen, Dokumenttien hallinta, Gmail

post_image

Käyttöliittymäsuunnittelulle omistautunut Idean haluaa auttaa yrityksiä tarjoamaan erinomaisia käyttäjäkokemuksia laitteella kuin laitteella. Yrityksen 60 työntekijää ovat jakautuneet Helsingin lisäksi Tampereelle ja Kalifornian Piilaaksoon. Yli 12 vuoden kokemus, 150 projektin vuosivauhti ja 2000 toimitettua käyttöliittymää kertovat osaltaan Ideanin työtahdista. 

 

Kun omat serverit alkoivat vanheta, it-viestintäjärjestelmän pohtiminen nousi ajankohtaiseksi. “Vaihtoehtoina oli oikeastaan joko laittaa lisää rautaa kellariin tai hankkia luotettavat pilvipalvelut”, tiivistää Ideanin tietohallintojohtaja Tom Wigren. Ongelmat omien palvelimien kanssa muodostuivat lähinnä etäkäytön haastavuudesta. Etenkin yhden toimiston sijaitessa toisella puolen maapalloa etäkäytön pitäisi sujua jouhevasti. 

Ideanille Google Appsien keskeisin palvelu on ollut Drive tiedostojen jakamista varten. 

“Harkitsimme toki muitakin palveluita – Dropbox, box.net tai Exchange-vuokrapalvelin olisivat sopineet tarpeisiimme hyvin. Google Appseihin päätymiseen vaikutti olennaisesti käyttäjien hallinnan helppous”, toteaa Wikgren. 


Hallinta ei vaadi kymmeniä eri salasanoja eri järjestelmille ja viestinnän osa-alueille, vaan käyttö- ja jako-oikeuksien säätäminen kaikkiin palveluihin tapahtuu yhdestä paikasta. 


Gapps kumppaniksi erikoisosaajana 
Idean valitsi Gappsin kumppaniksi pitkän taustatyön jälkeen. He halusivat avukseen yrityksen, joka oli erikoistunut Google Appseihin eikä pitänyt niitä vain osana palvelutarjontaa. Yhteistyö siirtymän aikana toimi hyvin, ja ilmenneet ongelmat ratkaistiin nopeasti. 

Siirtymä suunniteltiin tarkasti ja myös Ideanin oma aktiivisuus näkyi hyvässä lopputuloksessa. Muutaman hengen pilottijakson aikana selvitettiin pienet ongelmat vanhan serverin kanssa, ja loput käyttäjät siirrettiinkin uuteen järjestelmään kerralla. Kouluarvosanaksi siirtymälle Wigren antaa yhdeksikön. 

Uuden järjestelmän myötä tietoturva on parantunut entisestään. Varmuuskopiot eivät ole omissa käsissä, mikä tekee arjesta turvallisempaa, ja etenkin kirjautumisvaiheen tuplavarmistus vähentää käyttäjien mahdollisuutta lapsuksiin. 

Tomin kolme pointtia Google Appseista: 
1. Omat palvelinsalit tuskin voivat olla yhtä turvallisia kuin Googlen vastaavat. 
2. Sähköpostien haku ei ole koskaan ollut helpompaa. 
3. Ylläpitäjänä on hienoa, kun päivittäin ei työhuoneen ovesta kävele sisään joku, jonka sähköpostilaatikko on täyttynyt.

Pinterest

Muita julkaisuja Gapps Oy:lta