Case Frami: "Tahtotila muutokseen vahvistui nopeasti selvitystyön aikana. Pääsimme kerralla kivikaudelta nykyaikaan."

Tilaaja: Frami

Toimittajan yhteyshenkilö: Sanna Männikkö

Tagit: Tietohallinto, Viestintä, Dokumenttien hallinta, Pilvipalvelut / SaaS, Sisällönhallinta, Tietoturva, Google, Asiantuntijapalvelut, Konsultointi, Ohjelmisto, sähköposti, Google Drive, pilvipalvelut, Google Hangouts, Lotus Notes, Gmail, pikaviestin

post_image

Pohjanmaan suurin teknologiakeskittymä, Seinäjoella sijaitseva Frami, tarjoaa vuosittain yli 400 yritykselle räätälöityjä kehityspalveluja. “Meille tärkeintä on asiakkaan menestys, ja haluamme auttaa asiakkaitamme tekemään parempaa bisnestä, oli kysymys sitten toimitiloista, tuotekehityksestä tai muista palveluista”, tiivistää Framin viestintäpäällikkö Sanna Männikkö.


2000-luvun alussa hankitun Lotus Notes -järjestelmän kanssa oltiin Framilla kipuiltu jo pitkään.

“Olimme tiedostaneet vuosia, että tarvitsimme IT-viestintäjärjestelmän uudistuksen, mutta Lotus Notesissa pysyminen oli tähän saakka huomattavasti edullisempaa kuin uuden kokonaisuuden hankkiminen”, Männikkö perustelee. Uuden järjestelmän hankkiminen olisi lisäksi vaatinut perinpohjaisen selvitystyön tekemisen, ja se jäi kasvavalla yrityksellä usein kiireellisempien töiden jalkoihin.

Keskeiset ongelmat liittyivät ulospäin suuntautuvaan viestintään. Sisäisesti organisaatio oli jo totuttautunut Yammerin käyttöön, mutta kalenterin ja sähköpostin saavutettavuus mobiililaitteilla oli epätoivoista. Jatkuvat viestit sähköpostilaatikkojen täyttymisestä ja palvelintilan loppumisesta raastoivat nekin hermoja.

Tahtotila Google Appseihin siirtymisestä syntyi nopeasti

Keskustelu Google Appseihin siirtymisestä alkoi Gappsin aloitteesta marraskuussa 2012. Tahtotila muutokseen vahvistui nopeasti selvitystyön aikana. Gappsista jäi aktiivinen ja positiivinen kuva ja hinta oli niin kilpailukykyinen, että Frami ei kuluttanut aikaa edes kilpailuttamiseen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö päätöstä olisi harkittu.

“IT-tukifirmamme on erikoistunut tietoturvakysymyksiin, joten tiedustelimme toki kuinka turvallista pakettia olemme hankkimassa. He tutkivat asiaa puolestamme ja eivät ainoastaan näyttäneet vihreää valoa, vaan ottivat palvelun käyttöön itsekin. Siitä tuli kohtuullisen luottavainen olo”, Männikkö naurahtaa.

Myös itse siirtymässä luotettiin nopeaan toimintaan. Työntekijöille ilmoitettiin etukäteen siirtymäviikonloppu, siirtymä aloitettiin perjantaina ja maanantaina uusi järjestelmä oli käytössä. Framin omien palvelimien ongelmien vuoksi vanhaa ja uutta järjestelmää käytettiin jonkin aikaa rinnakkain. “Kiitos vanhojen palvelimiemme, siirtymä kesti kokonaisuudessaan pari viikkoa. Gapps kyllä ansaitsee omasta osuudestaan arvosanaksi 9+”, Männikkö toteaa.

Käyttöön otettiin aktiivisesti sähköposti, kalenteri ja Yammer korvattiin Google+:lla sisäisenä viestintätyökaluna. Driven käytön laajentaminen on suunnitelmissa ja sen suhteen Framilla harkitaan lisäkoulutuksen hankkimista Gappsilta.

Kolme kommenttia uudesta järjestelmästä
Pilvipalvelut ovat helpottaneet arkea paitsi peruskäyttäjälle, myös IT-puolesta vastaaville. Jokainen käyttäjä voi nyt itse seurata reaaliaikaisesti omaa tilankäyttöään Gmailissa ja Drivessa, ja sähköpostiviestien katoamisen uhka on minimaalinen.

Kalenterin helppokäyttöisyys ja synkronoituminen mobiililaitteisiin on yllättänyt positiivisesti, vaikka parannusta osasi odottaa.

“Sisällytimme kokonaisuuteen myös neukkarit, joten tapaamisia varatessa näen paitsi koska kollegani ovat vapaana, myös mitä tilaa voimme käyttää.”

Pikaviestimien ja hangoutien käyttäminen on kulttuurikysymys. “Pääsimme sähköpostin, kalenterin ja Google+:n myötä kivikaudelta nykyaikaan, mikä oli tärkeää sekä yrityksemme toiminnan että imagon kannalta. Kuitenkin edelleen kollegan huoneeseen käveleminen on porukassamme yhteisöllisempää kuin pikaviestimien käyttäminen – ja näin saa ollakin.”

Suosittelija:

“Kiitos vanhojen palvelimiemme, siirtymä kesti kokonaisuudessaan pari viikkoa. Gapps kyllä ansaitsee omasta osuudestaan arvosanaksi 9+”, Sanna Männikkö, Viestintäpäällikkö, Frami.

Sanna Männikkö

Pinterest

Muita julkaisuja Gapps Oy:lta