AUTOMATISOINTI JA ULKOISTAMINEN TUOVAT SRV:LLE MERKITTÄVIÄ SÄÄSTÖJÄ

Tilaaja: SRV

Ajankohta: 2015 -

post_image

- Meillä käsitellään vuosittain noin 120 000 ostolaskua. Aikaisemmin laskuja käsitteli noin 500 henkilöä ja tähän käytettiin paljon työaikaa. Alkaneen yhteistyön myötä syntyi uusia toimintamalleja, joiden avulla esimerkiksi toimittajilta ja työmailta saadaan ostolaskujen tiedot sisään automaattisesti. Kaikki on mahdollisimman automaattista ostoista maksatukseen saakka. Laskennallisesti saavutamme merkittäviä vuosittaisia säästöjä, kuvaa SRV:n talousjohtaja Valtteri Palin.


Yhteistyö Enfon kanssa aloitettiin vuoden 2015 loppupuolella tunnistamalla mahdollisimman tarkkaan kaikki hankintoihin ja laskujen kiertoon liittyvät prosessit.

- Teimme yhdessä Enfon kanssa tarkat laskelmat laskunkäsittelyprosessiin liittyvistä suorista ja epäsuorista kustannuksista. Tunnistimme manuaalisen työn määrän ja prosesseihin liittyvät kehityskohdat, jotka kuormittivat laskujen käsittelyyn osallistuvia henkilöitä ja hidastivat laskujen kiertoa ja maksatusta, Palin jatkaa.

Ostoreskontra ulkoistettiin Enfolle 

Yhteistyön myötä SRV:n neljän hengen ostoreskontratoiminto siirtyi liiketoimintakaupalla kokonaan Enfolle. Ensimmäisessä vaiheessa laskujen kierto hoituu olemassa olevalla Baswaren järjestelmällä. Kevään 2016 aikana siirrytään uuteen määriteltyyn prosessiin ja sen myötä käyttämään Enfon Palette -ostolaskujen käsittelyjärjestelmää.

- Tämän kokoluokan uudistuksessa on kysymys paljon muustakin kuin uuden järjestelmän hankinnasta. Muutos koskee suoraan tai epäsuorasti lähes koko henkilöstöä, eniten tietysti uuden työnantajan palvelukseen siirtyviä ammattilaisia. Halusimme kumppanin, jolla on vahva osaaminen sekä ulkoistusliiketoiminnasta että taloushallinnon prosessien automatisoinnista. Enfon vahvan osaamisen myötä kaikki on sujunut paremmin kuin osasimme odottaa, Palin kiittää enfolaisia.

Isossa kokonaisuudessa yksityiskohdat ratkaisevat

Vaikka puhutaan isosta hankkeesta, onnistumisen ratkaisevat usein yksityiskohdat.

- Onnistuneen automatisoinnin mahdollistaa se, että jo valmisteluvaiheessa automatisoitavaan kokonaisuuteen liittyvät pienetkin yksityiskohdat puretaan auki ja uusi toimintamalli suunnitellaan tältä pohjalta. Näin prosessi on alusta asti sujuva ja muutosvastarinta vähentyy kun hyödyt voidaan perustella kullekin henkilöstöryhmälle, kertoo Enfon talousprosessipalveluiden myynnissä toimiva Marjo Kouhia. 
 
Vakiintuneiden mallien ja tiiviin yhteistyön ansiosta siirtymä on sujunut hyvin.

- Olemme olleet positiivisesti hämmentyneitä siitä, miten loistavasti kaikki on mennyt. Enfolaiset hoitavat asiat tyylikkäästi kaikilla tasoilla. Meillä ja Enfolla on yhteinen tavoite: loppuun asti hiotut ja jatkuvasti kehittyvät taloushallinnon prosessit, päättää Palin.

Valtteri Palinin 3 vinkkiä taloushallinnon ulkoistamiseen

1. Ostoreskontratoimintojen ulkoistaminen samaan aikaan koko laskujenkierron käsittelyprosessien uudistamisen kanssa on paljon isompi asia kuin vain IT-hankinta. Hyvä etukäteissuunnittelu, hyödyn ymmärtäminen ja perusteleminen eri henkilöstöryhmille sekä läpinäkyvä viestintä ovat avain onnistumiseen.

2. Ulkoistaessa täytyy syvällisesti ymmärtää oman palvelun kokonaisuus. Ulkoistamisen myötä laatu ei saa heikentyä vaan päinvastoin. Kaikki vastuut ja rajapinnat on määriteltävä kohta kohdalta ja jokainen kohta pitää ymmärtää. Lisäksi täytyy sopia selkeästi vastuista kumppanin ja tilaajan välillä.

3. Neuvotteluvaiheessa kannattaa kiinnittää huomio myös kumppanin kykyyn ja haluun kehittää taloushallinnon prosesseja edelleen.

Pinterest

Muita julkaisuja Enfo Oyj:lta