Apotin viestinnällinen intranet

Tilaaja: Apotti

Ajankohta: 2015 - 2016

Toimittajan yhteyshenkilö: Oskar Paakkarinen, konsultti, Innofactor

Tagit: Viestintä, Ketterät menetelmät, Sisällönhallinta, Microsoft, Julkishallinto, Konsultointi, Toteutustyö, Microsoft Office 365, Sharepoint

post_image

Apottilaiset tehostivat sisäistä viestintää Innofactorin OnePoint-intranetillä

Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon muutoshanke, joka syntyi kuntien ja HUS:n yhteistyönä. Apotti-hankkeen tavoitteena on yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmä, josta hyötyvät sekä työntekijät että kuntalaiset. Sadat eri tietojärjestelmät muodostavat sekavan kokonaisuuden ja arvioiden mukaan esimerkiksi lääkäreiden työajasta kuluu jopa kolmannes tietojärjestelmistä aiheutuvien ongelmien kanssa painimiseen.

Apotin viestinnällinen intranet

Innofactor tarjosi Apotti-hankkeen sisäisen viestinnän tehostamisen avuksi Microsoft Office 365 -pilvipalveluun toteutettavaa viestinnällistä intranetiä, OnePointia. OnePoint-ratkaisu tarjoaa responsiivisen, helppokäyttöisen intranetin mahdollistaen tehokkaamman viestinnän, tiedon jakamisen ja helpomman saavutettavuuden jokaiselle päätelaitteelle aika- ja paikkariippumattomasti kaikille Apottilaisille tutulla Microsoftin SharePoint-alustalla.

Projekti startattiin nopealla aikataululla kesäkuussa ja viestinnällisen intranetin julkaisu asetettiin rohkeasti elokuulle, kun 150 uutta työntekijää aloitti työt. Nopean startin saattelemana Innofactor ja Apotin intranet-hankkeen projektiryhmä istuivat alas työpajojen muodossa määrittäen suuntaviivat uudelle viestinnälliselle intralle hyödyntäen OnePointin ketterää toteutusmallia. Apotin projektiryhmä sai käsiinsä uunituoreen intranetin jo ennen lomille lähtöä ja pääkäyttäjät koulutettiin heinäkuussa. Lopullisten hienosäätöjen jälkeen Apotti julkaisi viestinnällisen intranetin Microsoftin Office 365 -alustalle sovitusti elokuun alussa.

”OnePoint-ratkaisu tarjoaa Apotille brändätyn viestinnällisen intranetin. Viestinnällisessä intranetissä on monia käyttöä helpottavia toiminnallisuuksia, jotka on toteutettu Microsoft Office 365 -tiekarttaa kunnioittaen ja pilvipalveluille ominainen jatkuva ja tiheä päivityssykli huomioiden.” Oskar Paakkarinen, konsultti, Innofactor

Käyttäjäystävällinen ja selkeä intranet

Monessa asiakasorganisaatiossamme intranetin etusivu on ensimmäinen asia, jonka työntekijä näkee avatessaan aamulla selaimensa – sen vaikutusta työpäivän kulkuun ei pidä siis väheksyä: liiallinen informaatio ja sekava ulkoasu saa varmasti työntekijän vieroksumaan intranetin käyttöä. Apotin projektiryhmä halusikin viestinnällisen intranetin etusivun houkuttelevaksi ja selkeäksi, jossa yhdistyi graafisen ilmeen lisäksi mm. responsiivisuus eri päätelaitteille, kategorisoidut uutisnostot, some-kanavat, tapahtumakalenteri, käyttäjien blogit sekä O365-videoportaalista esitettävät "Toimitusjohtajan terveiset" selkeänä korttinäkymänä.

Uutisten julkaisun helppous ja niiden nostaminen etusivulle näkyvälle paikalle oli myös yksi tärkeimmistä kriteereistä viestinnälliselle intranetille. OnePoint-ratkaisussa uutisten ja erilaisten tiedotteiden julkaisu ja päivitys on helppoa: uutisia voidaan kommentoida ja niistä voidaan tykätä SharePointin omien toiminnallisuuksien avulla. Lisäksi sisällöntuottajat voivat lisätä helposti uusia uutiskategorioita ja nostoja intranetin etusivulle.

Apotin jo olemassa olevat työtilat SharePointissa yhdistettiin viestinnälliseen intraan globaalilla navigaatiolla, jolloin käyttäjäkokemus on yhtenäinen näiden välillä siirryttäessä. Innofactor tuki Apottia dokumenttimigraatiossa vanhasta SharePoint-ympäristöstä hyödyntäen kolmannen osapuolen työkalua, jossa on kattavat mahdollisuudet monipuolisiin migraatioihin ja raportointiin. Työtiloissa hallitaan Apotti-hankkeeseen liittyviä dokumentteja SharePointin hyväksi havaituilla ja jo tutuilla toiminnallisuuksilla, kuten metatiedot, versionhallinta, yhteismuokkaus sekä muut Office-sovelluksista tutut ominaisuudet.

Suosittelija:

"Apotti-hanke etenee vauhdilla ja sisäisen viestinnän toimiminen on hankkeen onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Tavoitteenamme oli käyttäjäystävällinen ja selkeä intranet. Aikataulu oli vähintäänkin haasteellinen, mutta toteutus onnistui kaikin puolin hienosti." Johanna Klemetti, Apotin viestintäjohtaja

Johanna Klemetti

Pinterest

Muita julkaisuja Innofactor Oyj:lta