Ahjo nopeuttaa Helsingin kaupungin päätösten valmistelua

Tilaaja: Helsingin kaupunki

Tagit: Asiakkuudenhallinta CRM, Toiminnanohjaus ERP, Viestintä, Integraatiot, Ohjelmistokehitys, Julkishallinto, Ohjelmisto

post_image

Ahjo-asianhallintajärjestelmällä on yhtenäistetty hallintokuntien toimintatapoja ja näin nopeutettu Helsingin kaupungin valmistelutyötä ja päätöksentekoa merkittävästi. Asiat ohjautuvat oikealle valmistelijalle sähköisesti. Toimintatapamuutoksella on säästetty rutkasti aikaa, paperia ja kustannuksia sekä saatu henkilöstön työpanos mielekkäämpään käyttöön.


Ahjo on parantanut Helsingin kaupungin sisäistä läpinäkyvyyttä sekä yhdenmukaistanut käytäntöjä. Vuoden 2014 alussa Helsingin keskushallinto kävi läpi organisaatiomuutoksen. Uuden kaupunginkanslian toimintamalli tukeutuu täysin Ahjoon.

Ahjo on Helsingin kaupungille erittäin tärkeä työväline. Vireille tulleet asiat nähdään yhdestä paikasta ja useat henkilöt voivat käsitellä samaa asiaa.

”Meidän tehtävänä on huolehtia kaupungin hyvästä hallinnosta ja olemme tunnettuja hyvästä valmistelusta. Ahjo on paljastanut meille joitakin asianhallintaprosessiin liittyviä puutteita, joihin voimme nyt tarttua. Nopeus ja tehokkuus ovat tärkeitä toimivan hallinnon tunnusmerkkejä”, Helsingin kaupungin hallintojohtaja Juha Summanen sanoo. 

Säästöjä ja nopeampia läpimenoaikoja

Ahjo-järjestelmä siirrettiin lokakuussa 2014 uudelle alustalle. Uusi alusta parantaa ennen kaikkea käytettävyyttä ja lisäksi Ahjoon voidaan nyt kytkeä paremmin erilaisia sovelluksia. Ahjon tuomat hyödyt ovat moninaiset. Helsingin kaupunki on säästänyt paperi- ja kuljetuskustannuksissa. Henkilöstöä on myös vapautunut rutiinitehtävistä uudenlaisiin vaativampiin tehtäviin. 

“Teemme parhaillaan laskelmia saavutetuista hyödyistä ja olemme varmoja, että huomattavia kustannussäästöjä on tullut. Yksi kaupunginkanslian tulostavoite on aika, missä asia tulee käsitellyksi. Nyt Ahjon herätteiden ja raporttien avulla voimme seurata asioiden läpimenoa ja aikoja paremmin”, Summanen kertoo.

Lisää avoimuutta kuntalaisille

Open Ahjo on lisännyt avoimuutta kuntalaisten, tiedotusvälineiden ja päättäjien suuntaan. Helsingin kaupunki haluaa lisätä demokratiaa ja kansalaisten vaikutusmahdollisuutta päätöksentekoon. Kaupunki haluaa edistää kansalaisen sähköistä tiedonsaantia sekä sähköistä asiointia.

Tulevaisuudessa sähköisen asioinnin tiedot tullaan siirtämään sähköisesti Ahjo-järjestelmään. Vuonna 2015 myös valtuustoaloitteet on tarkoitus sähköistää”, Helsingin kaupunginkanslian johtava asiantuntija Katja Räisänen sanoo.

Helsingin kaupungin verkkosivuilta löytyvät kaikki viranhaltijapäätökset sekä toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat. Ahjon myötä esityslistan julkaisu on nopeutunut päivällä.

“Päätökset-sovelluksesta voi nähdä kaikki päätökset ja seurata helposti, mitä omalla alueella on käynnissä. Suurin osa kuntalaisista ei vielä tiedä kuka päättää esimerkiksi oman alueen kaavoituksesta, Open Ahjon avulla tieto on nyt helpompi löytää”, Räisänen kertoo.

Ahjon sähköistä arkistointia odotetaan

Vielä paperilla tehtävä pysyväisarkistointi sitoo henkilöstöresursseja sekä täyttää nykyisellään jo vähiin käyvät arkistointitilat. Pysyväisarkistoon siirtyy vuosittain lepäämään 800 hyllymetrillistä paperia.

Toimielimissä on jo käytössä sähköinen allekirjoitus, joka mahdollistaa täysin sähköisen pysyväisarkistoinnin. Viranhaltijoille se on tulossa vuodenvaihteessa. Helsingin kaupunki odottaa, että arkistoinnissa päästäisiin pian aidosti sähköiseen prosessiin. Helsingin kaupunki on hakenut Kansallisarkistolta pysyväisarkistoinnin lupaa, jonka jälkeen Ahjon asiakirjoja ei tarvitse enää printata eikä säilöä paperimuodossa.

Kansainvälinen edelläkävijä

Ahjo on herättänyt laajaa kiinnostusta ja vierailevia tutkijoita on käynyt tutustumassa järjestelmään aina Saksasta Aasiaan ja Etelä-Afrikkaan. Open Ahjo voitti vuonna 2014 WeGOn (The World e-Governments Organization of Cities and Local Governments) järjestämän julkisen hallinnon Open City -kategorian. Viime vuonna Open Ahjo voitti Apps4Finland-kisan mahdollistaja-sarjan.

“Pohjoismaissa ja Suomessa kaikki on julkista ellei toisin ole päätetty. Se mitä teemme Open Ahjolla on maailmalla aika ainutlaatuista. Olemme avanneet päätöksenteon julkiseksi ja mahdollistaneet erilaisten sovellusten vapaan suunnittelun järjestelmän päälle – tällaista ei ole muualla”, Räisänen sanoo.

Helsingin kaupunki

Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja. Se työllistää noin 40 000 eri alojen ammattilaista ja asiantuntijaa virastoissa ja liikelaitoksissa. Kaupunki tuottaa sosiaali-, terveys-, opetus- ja varhaiskasvatuspalveluja ja huolehtii kaavoituksesta, rakentamisesta, alueiden kunnossapidosta, liikennesuunnittelusta, kiinteistöasioista, asuntotuotannosta, julkisesta liikenteestä ja ympäristöstä.

Ahjo-järjestelmä

Ahjo-järjestelmä on Helsingin kaupungin sähköinen asianhallintajärjestelmä. Kaikki toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset on 5.7.2011 alkaen käsitelty Ahjon tukemana. Ahjon myötä kaupunki siirtyi keskitetyn kirjaamon aikakauteen. Keskeisenä ideana Ahjossa on, että tieto kirjataan vain kerran järjestelmään. Esimerkiksi toimielinten kokoukset käydään sähköisesti ja kirjaukset kirjataan suoraan järjestelmään, joka muodostaa pöytäkirjan ja päätöstiedotteen automaattisesti.

Suosittelija:

“Teemme parhaillaan laskelmia saavutetuista hyödyistä ja olemme varmoja, että huomattavia kustannussäästöjä on tullut. Yksi kaupunginkanslian tulostavoite on aika, missä asia tulee käsitellyksi. Nyt Ahjon herätteiden ja raporttien avulla voimme seurata asioiden läpimenoa ja aikoja paremmin”

Juha Summanen, Helsingin kaupungin hallintojohtaja

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta